На главную Карта сайта Написать письмо  
О проекте  Рекламный отдел  Контакты  Подписка  Сайты‑партнеры  English 
 
0
U-Journal. Журнал Стокгольмской школы экономики в России   Анатолий Ясинский Юрий Воскресенский Вера Николаева Андрей Филев Марина Либо
РУБРИКИ
Тема номера
Управленческие инновации
HRM и управление талантом
Книги
Брэнд-код
Рынки мечты
Компания-2026
Aпокрифы науки управления
Психология в менеджменте
Размышления и наблюдения
Bсе рубрики…
КЛУБ
Интервью
Courage&Wisdom
Alumni
Бизнес-ассоциации
Личное
Extreme
Конкурс Miss Extreme
Наши авторы
Карьерный центр
SSE Russia Network
LiveJournal
САЙТЫ-ПАРТНЁРЫ

Advertka.ru - Ежедневно лучшая мировая реклама

Ежедневно о рекламе

РЕКЛАМА
Rambler's Top100
Rambler's Top100
loveIT
 Михаил Завилейский

Списки рассылки – панацея для внутрикорпоративных коммуникаций?

№5(11) (16.06.2006)

Списки рассылкиКейс

Для подготовки маркетингового плана нужны цифры. Директор по маркетингу просит региональных менеджеров их подготовить в определенном формате, двое присылают, третий игнорирует, ибо не согласен с форматом и считает его неверным. Следует аргументированное обсуждение, в результате менеджер соглашается и обещает цифры к понедельнику. Вторник, цифр нет, совещание у директора. На вопрос почему нет плана, директор по маркетингу жалуется на отсутствие цифр. На вопрос директора региональный менеджер хладнокровно объясняет, почему он не прислал цифры.

Что делать директору по маркетингу? Как заставить регионального менеджера изменить свое поведение?

Внедрение списков рассылки сделало бы такую ситуацию невозможной. Просто менеджер по продажам постеснялся бы «взять свои слова назад», если бы знал, что весь ход обсуждения записан и доступен для обозрения.

Что же такое список рассылки?

Все привыкли к использованию электронной почты, тому, что написать письмо можно как одному, так и нескольким людям одновременно. Если им нужно переписываться регулярно, то можно сделать специальный адрес на почтовом сервере, например sales@company.com, и указать серверу, что всякое письмо на этот адрес будет пересылаться на адреса pupkin@company.com, vasin@company.com и kolin@company.com. Чтобы ответить «на список», а не только отправителю, получатель письма должен в почтовом клиенте выбрать функцию «ответить всем» (reply all).

Списки рассылки поддерживаются почти всеми почтовыми серверами, существуют и специальные серверы для поддержки списков (list servers). Я буду приводить примеры для Microsoft Exchange, т. к. для корпоративной почты считаю этот сервер лучшим выбором, да и распространен он в корпоративном мире шире всего. Используются списки рассылки в самых разных целях – для общения, для рекламных или информационных рассылок, для простейшей организации потоков информации и документооборота. Одни списки рассылки включают десятки и сотни тысяч подписчиков, иные – всего несколько человек.

Преимущества и недостатки общения на списках

Сравним общение на списках рассылки с общением на собраниях и общением по электронной почте на личные адреса.

Список рассылки против собрания

На собрании все могут видеть выражения лиц, жесты, слышать интонации, на списке – нет.
Собрание ограничено во времени и при умелом ведении исчерпает повестку к определенному моменту, поддержание регламента на списке дается труднее.
Собрание дисциплинирует и распространяет среди участников нормы группового взаимодействия в реальном времени.
Собрание ограничено в пространстве, и участники, находящиеся вне офиса, или остаются «за бортом», или вынуждены подключаться по телефону, что часто дорого, неудобно и неэффективно. На списке могут общаться люди в разных странах и в разных временных зонах с минимальными расходами. Приход сервиса Black Berry в Россию сделает доступ к электронной почте не менее легким, чем к сотовой связи, как это уже произошло в США и в Западной Европе.
На собрании эмоции или давление руководства часто мешают эффективному общению (если аналитика не заставить высказаться, то он будет мучаться и молчать). На списке рациональная аргументация проявляется чаще и работает эффективнее.
Список рассылки существует всегда, не требует предварительной координации.
Все общение на списке рассылки автоматически задокументировано, очень легко проводить «разбор полетов» или восстанавливать «потерянное при переводе» (lost in translation). Замечательно работают инструменты поиска, например Google Desktop, позволяющие в секунды найти любое письмо, в тексте которого или во вложенных документах встречаются те или иные слова.

 Список рассылки против общения на личные адреса

У сотрудника, подписанного на множество списков рассылки, количество писем растет в геометрической прогрессии. Правда, при использовании продвинутого почтового клиента, например Microsoft Outlook, можно автоматизировать большую часть предварительной работы с почтой (сортировка, расстановка приоритетов).
До того, как произойдет привыкание, новые сотрудники могут испытывать дискомфорт из-за необходимости общаться «публично» и отказываться от коммуникаций вовсе.
При использовании списков рассылки не возникает множества потоков общения, понимание контекста у всех участников группы максимально общее.
При использовании эффективных почтовых серверов, например Microsoft Exchange, существует возможность копирования всей почты на список рассылки в «общую папку» (public folder). Это позволяет руководству или новым участникам группы обозреть всё, что было написано.
Понимание того, что твое письмо становится достоянием общественности, заставляет избегать асоциальных практик в коммуникациях. По моему опыту, «ругань» (flame) на списке – это почти всегда важный и открытый конфликт, а не подковерные игры или садистские развлечения.

Внедрение

Технически внедрение списков рассылки начинается и заканчивается установкой сервера рассылок. Если компания пользуется полноценным почтовым сервером, например Microsoft Exchange, то все необходимое уже есть. Но с программного обеспечения внедрение только начинается. Самый важный и первый организационный этап – подготовка «чемпионов» (приверженных инициативе сотрудников).

В реальности необходимо и достаточно, чтобы «чемпионами» были все лица с высоким статусом. Идеально – все, но необходим хотя бы один «чемпион» на список, но такой, без которого выполнить задачи и функции, которым посвящен список, невозможно.

Далее объявляются правила:

  • Письмо на список – документ, признаваемый всеми;
  • То, чего не было на списке, – всего лишь шум, не имеющий ни веса, ни значения.

Конечно, после введения правил, большая часть почты по-прежнему пойдет на личные адреса. Тут и вступают «чемпионы». Во всех релевантных случаях они отвечают на личное письмо с копией на список.

Все. Последовательное применение чемпионами практики «заворачивания» почты на список сломит сопротивление рано или поздно. Ведь всякое письмо может в результате оказаться на списке, да еще с доказательством того, что изначальный автор нарушил правила. В такой ситуации большинство решает «уж лучше я сам».

Вместо заключения

У меня невольно рождается технарская, но понятная многим аналогия между традиционной телефонной связью и IP-телефонией. Слышно хуже, труднее набирать номера и приходится покупать карточки и пополнять счета. Но это настолько дешевле, что смерть фиксированных протоколов отдаляют государственным регулированием. Также и со списками рассылки – они менее удобны, чем собрания, они создают лишнюю нагрузку по сравнению с общением по личным адресам, но в результате они экономят нам столько времени и сил, что не использовать их – просто безумие.


КОММЕНТАРИИ


11.10.2006 (16:56)
Михаил Завилейский
:) Типа как акын - что вижу, о том и пою. Пять лет назад это был бы самописный движок, который работал на list.mail.ru. А как делать такое на Lotus я просто не знаю ;), но точно можно


15.09.2006 (13:30)
гость: rnrs
Например MS Exchange. Или MS Exchange. Или MS Exchange c MS Outlook. MS. MS. MS. MS. MS!



ДОБАВИТЬ КОММЕНТАРИЙ

Ваше Имя:
Ваш E-mail:
Комментарий:
Введите цифры с картинки


правила общения

 Другие статьи из рубрики «loveIT» (15)
 Другие статьи Завилейского Михаила (16)




В Номере
№6(12) (октябрь 2005)
№ 6(12) (октябрь 2005)
Архив номеров

Новости
09 апреля, 2011
Стартует программа «Интегрированные коммуникации и маркетинг здравого смысла» в МИРБИС
20 июня, 2007
Семинар «Управление инфраструктурой: проблемы и направления их решения»
19 июня, 2007
Конференция «Фэшн индустрия»
14 июня, 2007
12 ежегодная конференция «Управление в России: конкурировать или сотрудничать?»
18 мая, 2007
Начался прием заявок на участие в национальном этапе конкурса "Предприниматель года 2007" в России
15 мая, 2007
Приглашение на презентацию нового проекта издателя газеты «Деловой Петербург»
27 апреля, 2007
Открыт очередной набор на фокусную программу «Талант – осязаемый ресурс организации»
26 апреля, 2007
Встреча «Управление реализацией или надзор за исполнением? организационно-кадровые аспекты стратегических изменений»
23 апреля, 2007
Предлагаем принять участие в программе Высшей школы Менеджмента Реймса по теме «Инновации через Создание Ценности на примере индустрии производства шампанских вин»
22 апреля, 2007
Агентство "Форт-Росс" приглашает принять участие в ближайших ИТ-мероприятиях 2007 года
20 апреля, 2007
Первая Всероссийская Конференция: «Финансовые институты и бизнес: новые возможности»
19 апреля, 2007
Конференция по вопросам кадровой молодежной политики и молодежной занятости: «Молодёжь Петербурга и Ленобласти: новые сценарии на рынке труда»
19 апреля, 2007
Компания «Делойт» проводит семинар «Практические аспекты реструктуризации бизнеса»
19 апреля, 2007
Двухдневная конференция «Стратегия коммуникационного развития России: диалог столицы и региона»


 Архив новостей
  Стокгольмская школа экономики в России  
Все права на материалы, находящиеся на сайте
охраняются в соответствии с законодательством РФ
  Разработка сайта: Разработка сайтов: ЮМИ Студияumistudio Работает на UMI.CMS